Как правильно подать документы для поступления в вуз по почте? 

Приём документов в университеты страны подходит к концу. Тех, кто желает поступить на очную форму бюджета, перестанут принимать 25 июля. Платники могут подать заявления до 20 августа. Но отметим, что эти сроки усредненные. И некоторые университеты могут завершить прием заявлений раньше. Поэтому лучше перепроверять всю информацию на сайте конкретного вуза.

Главное — определиться со способом отправки документов. В России подать заявление и документы в вузы можно 4 способами:

• онлайн через сайт вуза: отправляете электронные версии документов через личный кабинет,
• онлайн через «Госуслуги»: отправляете электронные версии документов через сервис,
• лично: приносите бумажные версии документов в приемную комиссию вуза на месте,
• по почте: отправляете вузу бумажные версии документов в конверте.

О последнем способе мы и будем говорить сегодня.

1. Способы подачи документов в 2024. В чём разница?
2. Как отправить документы по почте?
3. Что необходимо для отправки? 
4. На что обратить внимание? Пошагово
5. Плюсы и минусы отправки документов в вуз по почте
6. Типичные ошибки при отправке документов почтой
7. Как не допустить ошибку? 

Способы подачи документов в 2024. В чём разница?

Подать заявку онлайн через сайт вуза. Как показывает практика, начиная с 2020-го года, большинство заявлений современные абитуриенты подают именно этим способом. Дело в том, что это самый простой и массовый способ подачи документов. Во-первых, потому, что вузы сами разрабатывают личные кабинеты абитуриентов. Там простым языком и пошагово объясняют всю процедуру подачи документов. Ещё на сервисах вузов абитуриент всегда может быть на связи с приемной комиссией.

Электронная подача заявки в вуз удобна в том случае, если абитуриент живет в другом городе или регионе. Впрочем, если даже вы «соседствуете» с университетом в одном городе, такой способ может быть удобным. Можно не распечатывать никакие документы и не относить их в вуз лично. Достаточно лишь сделать качественные фотографии или сканы всех необходимых бумаг и заполнить заявление онлайн.

Третий способ – классика. Очная подача заявления в вуз. Этот вариант подходит тем, кто поступает в родном городе или регионе. Ещё это дополнительная возможность лишний раз посмотреть на университет, в котором собираетесь учиться, пообщаться с преподавателями и членами приемной комиссии.

Четвертый способ, актуальный для нас, – отправить все документы почтой. Это совсем не «допотопный способ» как может показаться на первый взгляд.

Как отправить документы по почте?

Сегодня Почта России предлагает несколько вариантов отправлений. Они позволят безопасно доставить документы в университеты других городов. Абитуриенты могут отправить документы:

• заказным письмом;
• бандеролью с объявленной ценностью, описью вложения и уведомлением о вручении;
• экспресс-отправлением (EMS).

Если с первым пунктом всё предельно ясно, то со вторым могут возникнуть вопросы. Объясняем: опись вложения необходима для гарантии того, что вы предоставили в вуз все документы. Её можно заполнить дома онлайн в спокойной обстановке при формировании пакета документов и распечатать на принтере. Уведомление, которое вернётся к вам, когда письмо будет доставлено в вуз, — это подтверждение получения документов.

А последний способ – новинка. Создан для максимально быстрой отправки документов в учебные заведения. Курьер Почты России заберёт документы в удобном для абитуриента месте и примет оплату. Упаковку для таких писем Почта предоставляет бесплатно, объясняют в одном из отделений:

«Сервис курьерской доставки — один из самых удобных и быстрых способов отправки корреспонденции. Ежемесячно им пользуются свыше 10 000 жителей республики, — отметила директор регионального управления Почты России Анастасия Киселёва. — Также для гарантии того, что абитуриентом предоставлены в вуз все необходимые документы, мы рекомендуем оформить опись вложения. Её можно заполнить онлайн дома при формировании пакета документов и распечатать на принтере. Уведомление, которое вернётся к вам, когда письмо будет доставлено в вуз, будет являться подтверждением о получении документов».

Необходимо сохранять квитанцию, которую выдадут в почтовом отделении. В ней указан трек-номер, который понадобится для отслеживания письма на сайте или в мобильном приложении.

Что необходимо для отправки?

Пакет документов, как правило, должен содержать:

• заявление о приёме в учебное заведение;
• оригинал или заверенные копии документов, удостоверяющих личность и гражданство;
• оригинал или заверенные копии документа об образовании (аттестат);
• оригинал или заверенная копия сертификата ЕГЭ;
• фотографии в нужном количестве, соответствующие требованиям учебного заведения;
• прочие документы в соответствии с правилами приёма в учебное заведение.

Важно правильно заполнить адрес и индекс — от этого зависит скорость доставки почтовых отправлений.

Главное — писать его разборчиво. Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя — в левом верхнем.

На сайте Почты России есть подробная инструкция по заполнению адреса.

В адресе указывают:

• Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное);
• Название улицы, номер дома, номер квартиры;
• Название населенного пункта;
• Название района, области, края или республики;
• Название страны;
• Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);
• Почтовый индекс по образцу:

Важно четко оформить цифры индекса, чтобы не возникло проблем при отправке письма.

Не забывайте, что отправка документов в вузы по почте – платная услуга. Чтобы пакет документов дошёл до приемной комиссии, нужно заплатить за марки. Отсюда еще одно правило отправления: нужно правильно наклеить марку. Ее надо поместить в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже. Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте.

Пример размещения марок на конвертах.

Сколько придется заплатить за отправление можно рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.

На что обратить внимание? Пошагово

Шаг 1. Первым делом узнайте в выбранном вузе, какие требуются документы. Эта информация всегда есть на официальных сайтах университетов. Например, в Высшей школе экономики нужно собрать вот такой пакет для направления почтой:

• заявление о приёме и согласие на обработку персональных данных (образцы договора есть на сайте вуза);
• документ (документы), удостоверяющий личность (паспорт РФ или иностранного гражданина);
• документ об образовании, следующего установленного образца (на выбор): (о среднем общем образовании; о среднем профессиональном образовании; о начальном профессиональном образовании, полученный до 2013 года и подтверждающий получение среднего (полного) общего образования или начального профессионального образования на базе среднего (полного) общего образования; о высшем образовании.)
• СНИЛС;
• документы, подтверждающие индивидуальные достижения поступающего, результаты которых учитываются при приеме на обучение (представляются по усмотрению поступающего);
• документы, подтверждающие право сдачи вступительных испытаний, проводимых НИУ ВШЭ самостоятельно для отдельных категорий абитуриентов.

А в Российском Государственном университете правосудия помимо вышеперечисленных, будут ждать и документы, в зависимости от категории поступления:

на места особой квоты:

• копия документа, удостоверяющего личность;
• копия документа, удостоверяющего образование соответствующего уровня;
• копия документа, подтверждающего, что поступающий относится к числу соответствующих лиц, в том числе лиц из числа детей–сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, до достижения ими возраста 23 лет.

на места целевой квоты (при наличии):

• копия документа, удостоверяющего личность;
• копия документа, удостоверяющего образование соответствующего уровня;
• копия договора о целевом обучении.

на места в рамках КЦП при наличии права поступления без вступительных испытаний:

• копия документа, удостоверяющего личность;
• копия документа, удостоверяющего образование соответствующего уровня;
• заявление о согласии на зачисление.

на основные места в рамках КЦП:

• копия документа, удостоверяющего личность;
• копия документа, удостоверяющего образование соответствующего уровня.

на места по договорам об образовании:

• копия документа, удостоверяющего личность;
• копия документа, удостоверяющего образование соответствующего уровня.

Шаг 2. Узнайте точный адрес приемной комиссии. Это можно сделать на официальном сайте университета и по телефону в приемной комиссии. Обратите внимание на индекс, на номера зданий и корпусов (о правильном заполнении адреса в предыдущем подпункте).

Шаг 3. Отправляем письмо. Как уже говорили, желательно с описью вложения и уведомлением.

Важно отметить, что если вы отправили документы по почте, ответные уведомления будут приходить к вам тоже этим путем. Это не всегда удобно и точно дольше, чем при электронном способе.

Совет: Отправьте все документы одним письмом. Будьте внимательны! Не получится половину документов отправить по почте, а остальное дослать электронно. 

Плюсы и минусы отправки документов в вуз по почте

Плюсы:

• документы можно подать из любой точки мира в удаленные города и не тратить время и деньги на дорогу;
• комфортный способ для тех, кто скован в общении.

Минусы:

• материальные затраты (копирование документов, печать фото, оплата услуг почты);
• сложность в исправлении ошибок, которые могут возникнуть в процессе заполнения заявлений (придётся исправлять и отправлять новый пакет, но об этом поговорим позже);
• скорость и качество доставки будет вне вашего контроля и может обернуться неприятностями (потеря, порча);
• отсутствие возможности пообщаться с сотрудниками приемной комиссии и осмотреть вуз;
• для последующих возможных изменений в заявлении (добавить/удалить направления, изменить приоритеты) будет необходимо вновь отправлять исправленное заявление (в тех вузах, где личный кабинет и доступ к нему не создаются сотрудниками приемной комиссии и не передаются абитуриентам);
• для подачи оригинала документа об образовании придется доставить его лично, через доверенное лицо или вновь через почтовых операторов (если не отправите оригинал сразу при подаче документов).

Типичные ошибки при отправке документов почтой

Вот из-за чего сотрудники приемной комиссии будут вынуждены вам отказать в приеме документов:

1. Неполный пакет документов, отсутствуют страницы в заявлении или обязательные подписи;
2. В заявлении перечислено более 5 специальностей;
3. Если в заявлении указаны особые права, то должны быть предоставлены оригиналы подтверждающих документов;
4. В медицинской справке (если она необходима) отсутствуют заключения специалистов, требуемые в соответствии с приказом 302-Н МЗ: психиатр, нарколог, стоматолог, ЛОР, дерматовенеролог, акушер-гинеколог (для девушек);
5. Приложены копии низкого качества с нечитаемым содержанием (обратите внимание на читаемость печатей, названий и т.п.);
6. Баллы ЕГЭ ниже проходных;
7. Неразборчивый почерк.

Как не допустить ошибку? 

Главное правило такого способа подачи документов в вузы – следить за временем.

И это (судя по практике), самая обидная ошибка.

Пример: Абитуриент видит по спискам, что проходит на бюджет, бежит на почту, отправляет аттестат в последние минуты и ждёт зачисления. И искренне удивлялся потом: он же успел и подал в срок!

Время получения аттестата фиксируется по тому, когда его доставил курьер в канцелярию вуза или когда после получения уведомления представитель вуза сходил на почту и забрал документ (зависит от вашего вида отправления). В приёмку аттестат может попасть и позже, (поэтому и есть оговорка в приемных комиссиях: «отметки о наличии аттестатов предварительные, мы еще проверяем получение аттестатов»). Если вы отправили оригинал курьером и пришло смс о получении, дальше можно не переживать, когда его передадут в Приёмную комиссию. Время зафиксируется в момент получения в канцелярии.

Кстати, абитуриент и его родители могут и сами рассчитать сроки доставки писем. На том же сайте Почты России. Для наглядности:

К примеру, мы отправляем письмо весом в 100 граммов заказным письмом с обычным способом доставки. Тогда смотрим сроки доставки, например, из Тюмени: 

• по Тюмени – 1-2 дня;
• в Екатеринбург – 1-3 дня;
• в Омск – 2-4 дня;
• в Москву – 2-4 дня;
• в Казань – 3-5 дней;
• в Санкт-Петербург – 3-5 дней;
• в Новосибирск – 4-6 дней;
• в Калининград – 4-6 дней;
• Во Владивосток – 5-7 дней. 

И еще раз – не опоздайте с подачей документов! А мы попробуем в этом помочь. На нашем сайте есть специальный раздел-шпаргалка, где мы указали все сроки приёма — как на бюджет, так и на платное.